Buscamos Assistente Administrativo para atuação no Depósito de Macaé.

Atividades:

• planejar a disponibilidade dos recursos necessários (embalagens, eslingas, lacres,

etiquetas, rótulos, etc.) para atendimento dos pedidos de venda;

• emitir pedidos de compras aos fornecedores e de transferências, de acordo com a política de

estoque do depósito e realizar gestão dos prazos de entrega;

• realizar a gestão interna e prestar informações aos clientes em relação ao atendimento das ordens de venda e ordens de compras/transferência;
• verificar inconsistências verificadas nas ordens de venda, ordens de compra/transferência e outras pertinentes (bloqueio por desconto, crédito do cliente etc.);
• realizar a criação das Ordens de Vendas, Remessas, Transporte e Faturamentos do SAP R3 e WMS para os clientes e transferências;
• realizar a criação das documentações necessárias para a entrega dos produtos no clientes, bem como os agendamentos necessários;
• Organizar toda documentação necessária para o transporte de produtos perigosos de acordo com as exigências da BR e legislações vigentes;
• planejar o atendimento dos pedidos utilizando as remessas do SAP R3 e WMS;
• estabelecer procedimento que garanta para cada produto que as partidas mais antigas sejam sempre as primeiras a serem despachadas para os clientes, isto é, os primeiros a chegar sejam os primeiros a sair (first-in, first-out – FIFO), com prioridade aos que tenham o prazo de validade mais próximo a vencer (first to expire, first out –FEFO);
• emitir relatórios analíticos e sintéticos e acompanhar a reposição dos estoques de lubrificantes e outros produtos, além de insumos para a operação do depósito (ressuprimento – etiquetas, lacres etc.);
• receber NF de entrada de produtos via fornecedor;
• listar e conferir diariamente todas as NF’s emitidas e recebidas no dia anterior, confrontando com o relatório oficial da empresa;
• fazer os cálculos de multa por atraso na entrega de produto e informar aos fornecedores;
• efetuar o envio de notas fiscais à BR, para autorização de pagamento, com formulário de fatura do SAP R3;
• comunicar e cooperar com os auxiliares administrativos que deverão incluir todos os dados do recebimento no WMS;
• emitir relatórios analíticos e sintéticos das tarefas sob sua responsabilidade;
• suporte na secretaria;
• suporte nas demais atividades administrativas;

O colaborador responsável pelo secretariado será responsável por:

• preparação de documentos internos administrativos, cartas, atestados etc.;
• controle de documentos da unidade, inclusive via malote;
• controle de combustível utilizado pelo depósito;
• receber Autorizações de Transporte de Produto e Autorizações de Fornecimento de Produto, encaminhando às atividades envolvidas;
• emitir correspondências em geral, formulários e planilhas;
• emitir Prestação de Contas;
• emitir controle de Boletim de Remessas das documentações recebidas e remetidas via malote;
• efetuar arquivamento em geral;
• organizar agenda da base operacional;
• organizar reuniões e eventos que forem realizados na unidade;
• elaboração do plano de férias ;
• programação de viagens do responsável pela unidade;
• controle de almoxarifado;
• controle de relatórios e documentos que fazem parte do processo de medição e de cadastro dos CONTRATADOS no SISPAT;
• operacionalizar o SISPAT.

Formação: Nível Médio Completo;

Conhecimento de informática (Office).

Local de trabalho: Inicialmente na base de Macaé/RJ e até o final do 1º trimestre de 2021 na base de São João da Barra/RJ